اهمیت مدیریت زمان و نقش موثر آن

در طول تاریخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند «وقت طلاست» گویای این توجه است. جوامع امروزی جوامعی هستند که در آنها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری‌های نو محیطی فراهم آورده‌اند که تقریباً در مدت زمان کم می‌توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریعتر و آسانتر انجام داد اما تمایل به سریعتر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز ‌به ‌روز بیشتر می‌شود.

هر سازمانی برای رسیدن به اهداف خود و جهت دادن به فعالیت‌های کارکنان و در راستای هدف‌هایش به سرپرستی، نظارت و هماهنگی نیاز دارد. در تعریف مدیریت گفته می‌شود مجموعه ای از وظایف که رفتار و فعالیت سازمان را در مسیر هدف تنظیم تصحیح، تقویت و راهنمایی می‌کند.

 همه سازمان‌های رسمی‌و چه غیررسمی‌برای استمرار و تداوم فعالیت خود به مدیریت نیاز دارند.
 فقدان مدیریت، موجب ناهماهنگی، انحراف از هدف، اتلاف وقت و انرژی می‌شود و سازمان‌ها را به نابسامانی و از هم پاشیدگی می‌کشاند. بنابراین مهم ترین توصیه‌های مدیریتی تحت عنوان چند نکته در مدیریت در ذیل بیان می‌شود.
 بسیاری از افراد ادعا می‌کنند که وقت آن‌ها به هدر نمی‌رود و از وقت خود به نحو مطلوب استفاده بهینه را می‌برند و ابراز می‌دارند که من خیلی سازماندهی شده کار می‌کنم، می‌دانم کجا می‌روم، چه کار می‌کنم و…
 اگر شما واقعا و صادقانه جزو این دسته از افراد هستید باید بگوییم که در گروه اقلیتی جای گرفته اید.
 خیلی از مردم نسبت به روزهای بدون بهره وری خود بی تفاوت هستند در حالی که همگی مایل هستند کارهای بسیاری را در یک روز انجام دهند ولی معلوم نیست کارهایمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسی اولویت بندی شده اند و چقدر وقت باید صرف آن‌ها کنیم. مثلا گاهی برای گرفتن یک جواب یا ارسال یک نامه یا درخواست کالا از انبار، بیش از اهمیت موضوع مورد نظر به پیگیری، تعارفات و حاشیه پردازی مشغول می‌شویم. همچنین در بسیاری از جلسات مسایل جنبی نظیر سیاست، تجارت، خانواده، اوضاع اجتماعی، اخبار سازمانی و … بیش تر از موضوع یا دستور جلسه مورد بررسی و تبادل نظر قرار می‌گیرند.
 موضوع «مدیریت زمان» سال‌هاست که ذهن افراد و صاحب نظران را به خود مشغول کرده و تاکنون دوره‌های آموزشی و همایش‌های زیادی در این ارتباط برگزار شده است اما آیا واقعا توانسته ایم بر زمان احاطه پیدا کنیم و آن را در کنترل خود داشته باشیم.
 حقیقت آن است که ما باید خود را اداره کنیم نه زمان را، چرا که زمان اساسا اداره شدنی است و خواه ناخواه زمان می‌گذرد و این ما هستیم که باید از آن به خوبی استفاده کنیم.
 به یک تعبیر «مدیریت زمانی» در واقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید مهارت‌هایی که ما برای اداره کردن دیگران نیازمندیم، همان مهارت‌هایی است که برای اداره کردن خود نیازمندیم. توانایی و مهارت در برنامه ریزی، تفویض اختیار، سازماندهی رهبری و کنترل.
 شناسایی عوامل موثر در اتلاف وقت: به طور اجمال می‌توان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار زیر برشمرد: عدم تفویض اختیار، تماس‌ها و مکالمات زیاد تلفنی، جلسات بسیاری در سازمان، قبول و یا تحمیل بیش از حد مسوولیت و کار، آشفتگی و بی نظمی‌فردی و عدم تمرکز فکری، نداشتن کارکنان و همکاران شایشته و کارآمد، مسافرت‌ها و ماموریت‌های متعدد اداری، امور شخصی و گرفتاری خانوادگی، عدم برنامه ریزی مناسب، کار امور را به فرد افکندن.
 همان گونه که مشاهده می‌شود موضوع «عدم تفویض اختیاری» شاید به عنوان مهم ترین عامل اتلاف وقت به ویژه برای مدیران عنوان شده است.
 به راستی چرا شما بخشی از اختیارات خود را به دیگران واگذار نمی‌کنید؟ بد نیست در این قسمت مهم ترین دلایلی را که برای عدم تفویض اختیار برشمرده است ذکر کنیم:
 ۱) کارکنان هنوز کار بسیاری برای انجام دادن دارند و واگذاری و تفویض اختیار بیش تر آن‌ها معقولانه نیست.
 ۲) کارکنان توان انجام دادن برخی کارها را ندارند بنابراین نمی‌توان اختیاری به آن‌ها تفویض کرد.
۳) کارکنان نمی‌خواهند به آن‌ها تفویض اختیار شود.
 ۴) فرد مناسبی نیست که کارها و اختیارات به او واگذار شود.
 ۵) قدرت جسارت لازم در تفویض اختیار وجود ندارد.
 ۶) مدیران ترجیح می‌دهند برای حفظ شأن و شخصیت خود از تفویض اختیار پرهیز کنند.
 ۷) ممکن است تفویض اختیار نشانگر ضعف مدیر در سازمان تلقی شود.
اگر شما به عنوان خواننده این نوشتار، مدیر هستید ببینید که واقعا کدام موارد یا مواردی از هفت گزینه بالا شامل شما می‌شود. بعد کمی‌تامل کنید که چرا در چنین وضعیتی به سر می‌برید؛ تماس‌های تلفنی خارج از برنامه و ملاقات‌های بدون هماهنگی. بهتر است خود را طوری مقید و هدایت کنید که در کوتاه ترین زمان مکالمه یا ملاقات حرف خود را بزنید، شاید این توصیه در وهله اول سخت باشد.
 ولی با این روش می‌توانید در وقت خود صرفه جویی کنید، چون در این صورت برای این که محبوب همه باشید ناگزیر هستید که کاملا در اختیار درددل‌ها، مشکلات، درخواست‌ها و… این و آن باشید و از انجام کارهای ضروری بازبمانید. یک چیز دیگر که معمولا کارکنان را رنج می‌دهد و ممکن است خود آن‌ها خیلی متوجه نباشند که روی اتلاف وقت آنان چه تاثیر مهمی‌دارد، موضوع شلوغ بودن و بهم ریختگی میز کار است.
آیا از این قبیل افراد هستید که دوست دارند میز شلوغ داشته باشند یا نه سعی می‌کنید هر پرونده، نامه و یا هر ارجاعی را به موقع و به نوبت اهمیت کنار دست خود قرار دهید و به آن رسیدگی کنید. این هم نکته بسیار بااهمیتی است که علاوه بر وقت، اعصاب و روان شما را هم تحت تاثیر قرار می‌دهد. یک راهنمای کلیدی؛ برای آن که بر زمان در اختیار احاطه داشته باشیم و بتوانیم آن را مدیریت کنیم باید هدف گذاری مناسبی داشته باشیم یعنی این که برای هر روز کاری خود اهداف را ترسیم کنیم. از سوی دیگر برای هدف گذاری موارد ذیل را در نظر بگیریم هدف باید روشن، قابل اندازه گیری، واقع بینانه قابل دسترس و محدوده زمانی معینی داشته باشد.
به مقالهی زیر که در مورد مدیریت زمان می‌باشد توجه بفرمایید:
چکیده
استفاده مؤثر و اثربخش از زمان ضرورتی اجتناب ناپذیر برای موفقیت در عرصه کار و زندگی است. مدیریت زمان شامل مجموعه‌ای از مهارتها برای کنترل کردن و استفاده بهتر از زمان است. این مقاله به تشریح مفاهیم و اصول مدیریت زمان پرداخته و فنون وابزاری را برای مدیریت زمان در محیط زندگی و کار ارائه می‌کند.کلیدواژه : مدیریت زمان
 
– مقدمه
راه‌های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد. برای قرنها مردم از حرکت ماه،ساعت آفتابی، اذان،‌ زنگ کلیسا برای تنظیم برنامه‌ زمانی روزانه خود استفاده کردند تا اینکه در قرن دوازدهم راهبان کاتولیک ساعت‌هایی را برای تنظیم فعالیت‌های خود ساختند.
در طول تاریخ تمدن‌ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته‌اند و این توجه در این دوران نیز وجود دارد و عباراتی مانند «وقت طلاست» گویای این توجه است. جوامع امروزی جوامعی هستند که در آنها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد. فناوری‌های نو محیطی فراهم آورده‌اند که تقریباً در مدت زمان کم می‌توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریعتر و آسانتر انجام داد اما تمایل به سریعتر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز ‌به ‌روز بیشتر می‌شود.
این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده ‌است این احساس را برای او به وجود آورده
‌است که از زمان عقب می‌ماند و نمی‌تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد. تاریخ به
ما می‌گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله قدیمی است، مسئله‌ای است که فناوری آن را
به وجود نیاورده ‌است و آن را نمی‌تواند حل کند. در شرایطی که ابزار بیشتری برای
مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایند‌های اداری، کمتر درپیچ و تاب تشریفات اداری و
کاغذ بازی گم می‌شوند، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می‌توان مخفی کرد. مدیریت زمان
موضوعی است که همه ما، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای، نیاز داریم با آن
روبرو شویم تا در زندگی موفق شویم.
در ادامه در مورد وجوه مختلف مدیریت زمان صحبت می‌کنیم. ابتدا نگاهی به اصول عمومی
مدیریت زمان خواهیم داشت. توجه به این اصول کمک می‌کند که درک بهتری از مفهوم
مدیریت زمان داشته باشیم و پیشنهادهایی ارائه می‌کند که می‌توانید آنها را در
حوزه‌های مدیریت زمان در زندگی خود به کار برید. پس از ارائه رهنمودهای عمومی، به
حوزه‌های مدیریت زمان به صورت دقیق‌تر خواهیم پرداخت. ابتدا راجع به مدیریت زمان در
زندگی شخصی می‌پردازیم و سپس مدیریت زمان را در حوزه کسب و کار مدنظر قرار می‌دهیم.
2- اصول عمومی مدیریت زمان
مدیریت زمان مجموعه‌ای از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک
می‌کنند. رهنمودهای عمومی وجود دارند که می‌توانند برای مدیریت زمان در حوزه‌های
متفاوت مانند خانه، مدرسه و کار استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را
شرح می‌دهیم. ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از
مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
احتمالاً روشن‌ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی‌دانند
مدیریت زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم
برای برنامه‌ریزی مؤثر هستند. گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی‌کنند آنهایی
هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.
ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه‌پذیر باشد اما مزایای
استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می کند. مدیریت زمان کمک
می‌کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می‌دهید مهمترین هستند. این عمل
به شما این امکان را می‌دهد به برخی فعالیتها اولویت زیادی دهید و برخی از
فعالیت‌ها را حذف کنید. هم‌چنین مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که از طریق حذف
مزاحمت‌ها و فعالیت‌های غیرضروری، مدت زمانی که واقعاً کار می‌کنید را افزایش دهید.
یکی از وجوه رضایت بخش مدیریت زمان کاهش استرس در زندگی است. کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می‌شود.
2-1- چگونه وقت خود را می‌گذرانید؟
وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی‌های مدیریت زمان استفاده کنید، از همان زمان باید
شروع کنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده
می‌کنید. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است شما اکثریت زمانهای
بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی
می‌کنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت می‌توانید از یک دفتر
یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه‌ریزی با بخش‌های تفکیک شده به ساعت
برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید. نه تنها آنچه که در طول روز انجام می‌دهید بلکه
احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی‌حال و …) را ثبت کنید. هر وقت که فعالیت
خود را تغییر می‌دهید، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت کنید.
پس از ثبت فعالیت‌ها برای چندین روز، یادداشت‌ها آماده برای تحلیل هستند. خیلی از
فعالیت‌های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می‌شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها
شده است. دیگر حوزه مهم در یادداشت‌ها، فعالیت‌های غیرضروری است که در طول روز
انجام داده‌اید. وقتی این فعالیت‌ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان‌بر نیستند
اما وقتی دسته‌بندی شوند، زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل
فعالیتهایتان که در گزارش ثبت شده‌اند در قدم بعدی، یعنی اولویت‌بندی فعالیت‌ها، به
شما کمک خواهد کرد.
2-2- اولویت‌بندی فعالیت‌ها
اولویت‌بندی یکی از مهمترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل کمک می‌کند که موارد
زمان‌بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند و نه کمک می‌کنند که به اهداف خود دست
یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد.
با تصمیم گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف
کنید اولویت‌‌بندی را آغاز کنید.
برای تصمیم‌گیری در خصوص فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، فعالیت‌هایی را تعیین
کنید که از آنها لذت می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید. خیلی مهم است که هم از
نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می‌دهید لذت ببرید. در گزارش خود
کارهایی که از آنها لذت می‌برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص
کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می‌برید.
در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، نیز مهم است که آن را خوب انجام
دهید. در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، شناخت
نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توانید به
صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت
می‌برید و آنها را خوب انجام می‌دهید، شما آماده هستید که فعالیت‌های غیرضروری در
زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت‌هایی را که
بیش از توان خود می‌دانید تفویض کنید. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به
میزان قابل قبولی از مسئولیت‌ها کاهش دادید، زمان برنامه‌ریزی فرا می‌رسد.
2-3- برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی در زندگی شخصی و حرفه‌ای متفاوت از هم انجام می‌شوند. در برنامه‌ریزی
شخصی، برنامه‌ریزی از طریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دست‌یابی به اهداف انجام می‌شود.
در برنامه‌ریزی حرفه‌ای،‌ برنامه‌ریزی پروژه‌‌محور است. برنامه‌ریزی پروژه باید از
طریق نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی رسمی انجام شود.
روش برنامه‌ریزی مناسب خود را انتخاب کنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف،
برنامه‌ریزی رسمی یا غیر رسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر
بسپارید. ابتدا انتظارات خود را برآورد کنید. به یاد داشته باشید تعداد ساعات
محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی ماورأ قابلیت‌های خود دست یابید.
دوم، مدت زمانی را صرف خود کنید. برای اینکه به حد‌اکثر عملکرد دست یابید به زمان
خواب و استراحت کافی نیاز دارید. اقدام به این عمل سخت‌تر از تصمیم گرفتن برای
انجام آن است. هنگام برنامه‌ریزی شما می‌پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا
می‌توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را
افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می‌دهد.
2-4- نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت
2-4-1- از مزاحمت‌ها جلوگیری کنید.
همواره پذیرای بازدیدکنندگان نباشید. بازدیدکنندگان می‌توانند موجب به هم‌ریختگی
شوند که در نهایت منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط
بصری می‌توانید به بازدیدکننده بفهمانید که شما مشغول هستید. هر روشی که به کار
می‌برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید.
راه دیگر برای کاهش مزاحمت‌ها جواب ندادن به تلفن است. تماس‌های تلفنی می‌توانند
خیلی وقت‌گیر باشند. تماس‌های تلفنی قطار افکار را از حرکت باز‌می‌دارند. تماس‌های
تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید. از
خاموش کردن زنگ تلفن نترسید. وقتی کارتان تمام شد پیغام‌های دریافتی را چک کنید.
2-4-2- کنترل کنید
کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می‌دانید. این کار را در فهرست کارها یادداشت
کنید. کارهای فهرست را اولویت‌بندی کنید. با انجام این عمل،‌ شما می‌توانید روز خود
را کنترل کنید. شما ابزاری دارید که می‌توانید از کارهای غیرضروری جلوگیری کنید یا
کارهای جدید را اولویت‌بندی کنید. پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال
دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیتها را انجام می‌دهید. هم‌چنین شما می‌دانید که چه
فعالیت‌هایی را انجام نداده‌اید و می‌توانید آنها را به فهرست کارهای فردا اضافه
کنید.
2-4-3- بر بهره‌ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن
تمرکز بر بهره‌وری کیفیت کار و عملکرد را افزایش می‌دهد. تهیه یک فهرست اولویت‌بندی
شده از کارها به شما کمک می‌کند که بهره‌ور باشید. تمرکز بر انجام مهمترین کارها در
ابتدا، به شما کمک می‌کند که کار بیشتری انجام دهید و آنها را سر وقت انجام دهید.
2-4-4- سرعت خود را تنظیم کنید
مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می‌کنید تنظیم کنید. از خود بپرسید که
با سرعتی که کار می‌کنید می‌توانید ادامه دهید. خود را با تعداد ساعات زیاد کار
خسته نکنید. مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد
نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی
بزرگتر مشغول باشید.
3- مدیریت زمان شخصی
مدیریت زمان شخصی بخش قابل ملاحظه‌ای از زمان روزانه را صرف می‌کند. مهارتهای
مدیریت زمان شخصی در عمل دارای اشکالاتی هستند. اولویت‌بندی اهداف شخصی می‌تواند
خیلی مشکل باشد زیرا باید نسبت به فعالیت‌های اولویت‌دار، در دسته دوم از اهمیت
قرار گیرند. این بخش به شما کمک می‌کند که اهداف شخصی خود را اولویت‌بندی کنید
بطوری که در برنامه شما قرار گیرند. شما روش «فقط بگو نه» را یاد می‌گیرید که به
شما در سبک کردن زمانبندی کمک می‌کند. این بخش هم‌چنین چگونگی ایجاد وقت برای
فرزندان و دیگر افراد مهم برای شما را مورد بررسی قرار می‌دهد.
3-1- فقط بگو «نه»
در زندگی شخصی خود معمولاً با گفتن کلمه «نه» مشکل داریم. این موضوع موجب بیشتر
تناقضات در وقت ما می‌شود. به خاطر اکراه طبیعی در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت
به دوستان و خانواده خود داریم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن
در تشخیص اهمیت اولویت‌های شخصی ضروری است.
چندین روش برای نه گفتن به صورت غیرمستقیم وجود دارد بطوری که دوستان و خانواده خود
را نرنجانید. یک ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرایطی که با اولویت موجود وی
تناقض دارند خلاصی یابد. اما عذر و بهانه همیشه ضروری نیست. اشکالی ندارد که با
افراد رو راست بود و واقعیت را گفت. به افرادی که تقاضای اختصاص وقت را از شما
دارند بگویید که شما مسئولیت‌هایی به عهده دارید که امکان برآوردن تقاضای آنها را
فراهم نمی‌آورد. شما متعجب خواهید شد که می‌بینید که به چه سادگی روش مستقیم
پذیرفته می‌شود.
3-2- اهداف شخصی
3-2-1- هدفگذاری کنید
وقتی بتوانید به صورت مؤثرتر «نه» بگویید، وقت بیشتری برای تخصیص در دست‌یابی به
اهداف شخصی خود دارید. اهداف، حوزه خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی هستند. اهداف به
ما کمک می‌کنند که از طریق ایجاد کار برای ما و اجازه تمرکز بر تلاش‌هایمان، زندگی
خود را سازماندهی کنیم. هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آنها را واقعی و قابل دستیابی
تعریف کنیم. با تنظیم اهداف از پیش،‌ به خود اجازه می‌دهید که یک مسیر استراتژیک به
سمت دستیابی به اهداف را برنامه‌ریزی کنید.
اهدافی تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند. وقتی به اهداف تعریف شده
رسیدید، برای هدفی که مشکل‌تر است اقدام کنید. این فرایند را ادامه دهید تا اینجا
که احساس کنید که اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. این فرایند کند است
اما به شما کمک می‌کند که یاد بگیرید چگونه به صورت موفقیت‌آمیز به اهداف خود دست
یابید. نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورده شوند چرا که
یک فرایند تدریجی است.
3-2-2- اهداف خود را اولویت‌بندی کنید
وقتی اهداف خود را تنظیم کردید، باید آنها را اولویت‌بندی کنید. وقت گذاشتن و
اولویت‌بندی اهداف در مدیریت زمان شخصی مؤثر حیاتی است. خیلی از ما از این مرحله
می‌پریم اگر چه دوباره مجبور می‌شویم که برگردیم.
اهداف را به صورت روشن تعریف کنید و مشخص کنید که آنها چه هستند و چه اهمیتی دارند.
اهدافی که اهمیت کم دارند می‌توانند به تعویق بیافتند. اجازه دهید اقلامی که به
توجه بیشتر نیاز دارند ابتدا انجام شوند. شما می‌توانید یک فهرست از کارهایی که
باید انجام دهید تهیه کنید و به هر یک از اقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یا
اینکه فهرستی از اهداف اولویت‌بندی شده تهیه کنید. پیتر دراکر می‌گوید که «انجام
دادن کارهای درست مهمتر از انجام درست کارهاست».
اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو، قانونی در اولویت‌بندی دارد. قانون پارتو
می‌گوید که تقریباً 80 درصد نتیجه مورد نظر از بیست درصد تلاش‌هایی حاصل می‌شود که
انجام می‌دهیم. برای اینکه کارهای خود را به صورت مؤثر اولویت‌بندی کنید، باید بیست
درصد مهم را جدا کنید. وقتی کارهای مهم تعیین شدند شما می‌توانید بر اقداماتی تمرکز
کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل می‌کنند. هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات
خود (بخش 2-1) متوجه خواهید شد که خیلی از اوقات شما صرف کارهای کوچک و ناچیز
می‌شود. به همین دلیل توان شما صرف حوزه‌های اصلی و حیاتی که نیازمند تلاش بیشتر
هستند نمی‌شود. قانون پارتو را برای اولویت‌بندی به کار برید و خواهید دید که زمان
و اهداف تحقق یافته شما بیشتر خواهند شد.
3-3- تعلل
وقتی زمان مناسب صرف هدفگذاری و اولویت‌بندی کردید، می‌توانید کارهای مورد نیاز هر
روز را تعیین کنید. اگر کارها را در زمان موعد آنها انجام ندهید غیر مؤثر عمل
کرده‌اید. تعلل چیزی است که اکثر ما با آن درگیر هستیم. اغلب نمی‌توانیم به کل
نتیجه مورد نظر دست یابیم زیرا به خاطر تعلل استرس به ما چیره می‌شود.
با تعداد زیادی از کارهای انباشته شده بر روی هم، سخت است که در انجام کارها تعلل
نکنیم؛ خصوصاً برای کارهای بزرگتر که به زمان بیشتر از آنچه که شما دارید نیاز
دارند.
وقتی با کار بزرگی روبرو می‌شوید آن را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید. تقسیم کار به
کارهای کوچکتر این امکان را فراهم می‌آورد که اجزاء کوچکتر را بدون اضطراب انجام
دهیم. بزودی در خواهید یافت که با انجام کارهای تقسیم شده، کل کار بزرگ انجام شده
است.
3-4- مزاحمت کمال‌گرایی

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

انسانی؟!؟! * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.