قوانین طلایی مدیریت پروژه

قانون اول: باید به اجماعی روی اهداف و نتایج پروژه برسی!

اگر ندانید که قراراست چه‌چیز را به‌اتمام برسانید، اگر ندانید چه‌چیزی باید تحویل‌شود، بعیداست که خروجی ارزشمندی ارائه‌دهید. پروژه‌ای که نتایج آن شفاف نیست، محکوم به شکست است.

. اولین قدم در راه موفقیت پروژه، تعریف و تعیین دقیق اهداف پروژه‌است؛ اهدافی که همه‌ی افراد مهم‌درگیر در پروژه روی آن اتفاق‌نظر داشته‌باشند. این تنها کافی‌نیست که شما بدانید چه‌کاری می‌خواهید انجام‌دهید، افرادکلیدی، حامیان پروژه و اعضای پروژه نیز باید به آنچه می‌خواهند انجام‌دهند، معتقدباشند و آن‌را پذیرفته‌باشند.

قانون دوم: باید بهترین تیم‌پروژه‌ای را که می‌توانی، بسازی!

گروهی از افراد ماهر، شایسته و خوب سازماندهی‌شده، لازمه‌ی موفقیت پروژه است. تشکیل تیم‌خوب پروژه با انتخاب افرادی توسط مدیرپروژه آغازمی‌شود. در انتخاب افراد، به‌خصوص در مورد پروژه‌های بدیع، باید به هوش و قدرت و سرعت یادگیری آنان بیش‌از تجربه بهاداد. افراد باید توان کارکردن در تیم را داشته‌باشند و به جایگاهی مناسب در تیم دست‌یابند. آنان باید حین‌کار، تنها متوجه کار باشند، نه درگیری‌های شخصی. گاهی لازم‌است افراد برای انجام درست کارشان آموزش‌ببینند. افراد باید بتوانند درطول مدت‌زمان اجرای‌پروژه،‌با علاقه کار را دنبال‌کنند، ازاین‌روست که مدیرپروژه باید راه‌کارهای لازم برای افزایش انگیزه‌ی اعضای تیم پروژه‌اش را بداند.

قانون سوم: برنامه‌ای فراگیر و مناسب رشد و ترقی تهیه و آن‌را به‌روز نگاه‌دار!

یک برنامه‌ی کامل، مرکز موفقیت پروژه است. این سند، محل ارتباط و فرماندهیِ کل نیروها، منابع و زمان‌های پروژه است.بدون برنامه نمی‌توان یک تیم را برای دستیابی به اهداف راهبری‌کرد. بی‌شک ساخت یک برنامه به‌تنهایی کافی نیست، چراکه مدیر نمی‌تواند آینده را پیش‌بینی‌کند، ازاین‌روست که برنامه‌ی پروژه، ممکن است بارها و بارها تغییریابد. دلایل این تغییرات، کشف حقایق جدید نسبت به واقعیات پروژه، به‌مرور زمان و تغییر ذهن و نیازهای افراد مهم‌درگیر است. گاهی نیز، تغییر محدوده‌ی پروژه یا تغییرطرح نیز سبب نیاز به این اصلاحات می‌شوند.

قانون چهارم: میزان منابع موردنیاز، انسان و تجهیرات، را محاسبه‌کن!

بدون نفرات، تجهیزات، ابزار و سرمایه‌ی کافی، هیچ‌راهی برای انجام تعهدات در موعدمقرر وجودندارد. مدیر باید توانایی تامین منابع‌انسانی موردنیاز پروژه‌ی خودرا داشته‌باشد، درغیراین‌صورت باید اثرات ناشی از کمبود منابع را بررسی‌کرده، آنها را به‌اطلاع افرادکلیدی پروژه برساند. تامین منابع‌کافی برای یک پروژه، یکی از سخت‌ترین وظایف مدیران‌پروژه‌ها در ایران است.

قانون پنجم: زمانبندی واقع‌بینانه‌ای تهیه‌کن!

بدون زمانبندی مناسب، قبل‌از آنکه کاری انجام‌شده‌باشد، به موعدتحویل می‌رسید!مدیرمی‌تواند باصرف هزینه‌ی بیشتر منابع، انسان و ابزار، بیشتری تامین‌کند؛ اما زمان را نمی‌تواند به‌هیچ‌شکلی تهیه‌کند! تقریباً اغلب مدیران ناموفق پروژه اعتبار خودرا به‌دلیل رعایت‌نکردن زمان و تحویل ندادن به‌موقع نتایج ازدست‌داده‌اند.

قانون ششم: سعی‌نکن بیش از آنچه قراراست انجام‌شود، انجام‌دهی!

البته این به‌معنای آن نیست که مدیر کمتر از آنچه انتظارمی‌رود، تحویل‌دهد؛ بلکه باید دقیقاً چهارچوب‌های محدوده‌ی پروژه را در زمان، کیفیت و هزینه،‌ رعایت‌کند. مدیر درابتدا به تعریف‌دقیق محدوده‌ی پروژه پرداخته، آن‌را به تایید افراد کلیدی می‌رساند.مثلاً ساخت یک‌پارکینگ پنج‌طبقه در میدان‌انقلاب تا ابتدای سال 83، یک‌پروژه است. اما این پارکینگ می‌تواند از قطعات پیش‌ساخته‌ی فلزی تهیه‌شود یا آنکه با ستون‌های محکم بتون‌آرمه. می‌تواند از یک تا ده‌ها خروجی داشته‌باشد! و… .

پیش‌از آغاز هرپروژه‌ای، اهداف و نتایج پایانی باید به تایید همگان برسد. کلیه‌ی افراد درگیر در پروژه باید نسبت آنچه انجام‌می‌دهند اطلاعات کافی داشته‌باشند تا بتوانند به‌درستی وظایف‌شان را به‌انجام برسانند. طراحی شیوه و روشی برای گردش مناسب اطلاعات در پروژه بین کلیه‌ی افراد درگیر، یکی‌از وظایف مهم مدیر پروژه است.

قانون هفتم: نقش افراد را به‌خاطر بسپار!

برخی مدیران‌پروژه، در طول اجرای پروژه فراموش‌می‌کنند که اساساً پروژه برای مردم انجام‌می‌شود و نتایج آن قراراست در خدمت مردم باشد. موفقیت پروژه بستگی به نظر مردم دارد؛ برای آنکه مدیر پروژه‌ی موفقی باشید باید خودرا مطابق نظر مردم و بااولویت‌های انها هماهنگ سازید. فراموش‌نکنید که: مردم پروژه را مدیریت‌می‌کنند، آنها قسمت‌اعظم کاررا انجام می‌دهند و مردم هستند که از نتایج پایانی خوشحال یا ناراحت می‌شوند.‌

اغلب پروژه‌ها برای مردم، چه‌آنها که مستقیماً در تیم‌ساخت پروژه درگیرند چه سایرین، فشارهای عصبی ایجادمی‌کند، چراکه گروهی از کارهای نو است که تاثیر نتایج آن بر زندگی‌شان هنوز مشخص‌نیست. بدنیست بدانید، اگر نتایج پایانی پروژه به‌ضرر مردم باشد،‌اغلب با شکست مواجه‌می‌شود!

قانون هشتم: حمایت مداوم مدیریت‌سازمان و افرادکلیدی را به‌دست‌آور!

لازم‌است مدیر پیش‌از آغاز کار حمایت افرادمهم‌درگیر پروژه را به‌دست‌آورد. مهارت کلامی و قدرت‌چانه‌زنی بالا، این‌جاست که خودنمایی می‌کند. این‌قانون شبیه قانون اول،‌ اما فراتر از آن است؛ مدیر دراین‌جا نه‌تنها نظر مثبت ایشان را جلب‌می‌کند، که آنها را راضی‌می‌کند گاهی از نفوذ یا قدرت خود برای پیش‌برد کارهای پروژه استفاده‌کنند.

قانون نهم: منتظر و مترصد تغییرات باش!

این قانون درکنار قانون سوم معنادارد. پروژه همواره درمعرض تغییرات گونان است؛‌ تغییرات محیطی، تغییر نیازها،‌ تغییر روش و انبوه تغییرات دیگری که ممکن‌است برای پروژه رخ‌دهد. مدیر نباید منتظر تغییرات بماند و پس‌از رخ‌دادن نسبت به‌آنها واکنش عکس‌العملی نشان‌دهد، بهتراست مدیران بیاموزند که نسبت به تغییرات پیش‌دستی‌کنند؛ مدیران‌موفق خود عامل ایجاد تغییرند.

تغییر یک اصل در دنیای پرشتاب امروز است. مقابله با تغییرات و اقدامات مناسب درقبال آنها هنر مدیر و برنامه‌ریزان پروژه را مشخص‌می‌کند. چگونگی عمل آنها درقبال تغییرات وانعطاف‌پذیری برنامه، پروژه را به‌سوی موفقیت یا شکست راهبری‌می‌کند. به‌یادداشته‌باشید که جهت‌دهی تغییر، مطابق امکانات تیم‌پروژه،‌ می تواند نجات‌دهنده‌ی مدیر و پروژه‌اش باشد؛ اگر منتظر تغییربمانید و بعد عکس‌العمل نشان‌دهید،‌ زمان زیادی را ازدست‌خواهیدداد. چشمان خود را برای مشاهده‌ی تغییرات بیش‌ازپیش بازبگذارید!

قانون دهم: افراد را ازآنچه تاکنون انجام‌داده‌ای مطلع‌کن!

مدیرباید کلیه‌ی افراد مهم‌درگیر درپروژه را از پیشرفت، مشکلات و تغییرات پروژه آگاه‌سازد. او باید از این قانون ساده پیروی‌کند: آگاه‌سازی افراد از همه‌چیز! مهم‌ترین قانون در دنیای کار،‌ راست‌گویی و صداقت است. بهتراست درمواجه با مشکلات حقیقت را با افرادکلیدی درمیان گذارید و از آنان در حل‌مشکلات راهنمایی و حمایت بخواهید.

قانون یازدهم: مبدع کارهای نو و روش‌های نو باش!

پروژه یعنی کارنو! ازآنجاکه تقریباً تمام پروژه‌ها در نتایج، تیم‌پروژه، اهداف، انتظارات و زمان متفاوتند، باید مترصد استفاده از روش‌های نو، ابزار نو،‌ نرم‌افزارهای جدید و افراد و متخصصین‌جدید بود. روش‌هایی که در گذشته موجب رشد و پیشرفت شده‌اند ممکن‌است نتوانند راه‌گشای مشکلات حال شما باشند.

قانون دوازدهم: رهبر پروژه باش.

راهبری پروژه، کار سختی است. رهبری افراد درمیان مسیری نو و ناآشنا به‌سوی اهداف نو،‌ بسیار مشکل است. رهبری هنری است که به‌شکل ذاتی در برخی وجوددارد، تنها مطالعه‌ی کتب مدیریت کافی نیست؛ مدیریت تنها خواندن گزارش‌های نظارتی، تایید یا رد پیشنهادات یا صدور فرمان‌های لازم در قبال تغییرات، نیست؛ مدیریت، فراتر ازاینها، در همراه بودن با تیم‌پروژه و ایجاد انگیزه در آنها نهفته است.

مدیر باید بتواند افراد مختلف با سلیقه و افکار مختلف را،‌ برای دستیابی به یک هدف واحد گردهم آورد و تا پایان پروژه در کنار یکدیگر نگاه‌دارد. شاید تشکیل تیم آسان باشد،‌ اما مهم نگاهداری تیم تا پایان پروژه است.

درنگاه‌اول عمل به این قوانین مشکل به‌نظرمی‌رسد، اما موفقیت یا شکست پروژه در عمل به این موارد نهفته است. اساس دانش مدیریت‌پروژه برمبنای همین دوازده‌قانون‌طلایی، پی‌ریزی‌شده‌است.  توجه به این قوانین نشان‌می‌دهد که مدیریت‌پروژه، همان مدیریت است که این‌بار برمبنای پروژه ظهورکرده‌است. درنهایت کلیه‌ی تکنیک‌های مدیریت از یک‌سری اصول پیروی‌می‌کنند و با شناخت آنها و اضافه کردن ویژگی‌های خاص پروژه‌هاست که می‌توان پروژه را به‌خوبی مدیریت‌کرد.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

انسانی؟!؟! * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.