همه چیز در مورد مدیریت پروژه

تقریبا از روزی که بشر زندگی اجتماعی خود را آغاز کرده است مدیریت یکی از ارکان اصلی زندگیاجتماعی بوده است و بی شک صنعت ساختمان سازی که عمری در حد بشر دارد نیز از آن بی بهره نبوده است. مدیریت در گذشته عموما به سه شیوه ی استبدادی پدران و مشارکتی بوده است.
مدیریت پدران یا شیوه ی مدیریتی پدر و فرزند همان گونه که از نامش پیداست به فعالیت‌های اجتماعی به چشم یک خانواده که رییس در آن پدر و مرووسین فرزندان هستند و در قبال یکدیگر وظایفی دارند نگاه می کند این شیوه ی مدیریتی که احتمالا از چین منشا گرفته است از لحاظ کاربردی شبیه مدیریت استبدادی است با این تفاوت که پدر نیز در برابر فرزندان دارای مسوولیتی بوده و وظیفه ی تامین معاش و احتیاجات اولیه زندگی آن‌ها را در قبال کاری که انجام می دهند دارا بوده است.

اما مدیریت مشارکتی که با قدری تغییرات در شیوه ی اجرایی اش نسبت به گذشته مدیریت پذیرفته شده در دوره ی کنونی می باشد بر همکاری و همفکری متقابل تمامی اجزای کار اعم از رییس و مرووس یا همان کارفرما و کارگر اشاره دارد و از این بابت یک سر و گردن از مدیریت پدران بالا تر است. گذشته ی این نوع مدیریت را می توان در بخشی از تاریخ ایران و روم باستان و شکوه آن را در شیوه ی مدیریتی پیامبر اسلام و امام علی«ع» جستجو کرد.

ب‌(  مدیر کیست؟ مدیریت چیست؟

از مدیریت می توان به عنوان استعداد دستیابی به بیشترین کیفیت و کمیت تولیدات و بهره وری در برابر  کمترین هزینه و کار نام برد. یک مدیر واقعی مدیری است که با وجود نیرو سرمایه تجهیزات و زمان کم بتواند بیشترین کارایی و بهره وری را از امکانات موجود بدست بیاورد و از ارزش کار وقت مواد و مصالح و نحوه ی صحیح مصرف کردن آن آگاهی داشته و پوسته در صدد یافتن طرق مناسب برای بهبود کار  و اوضاع باشد.

اگرچه در گذشته(و یا حتی پروژه‌های کوچک امروزی) به علت گسترده نبودن کارهای ساختمانی می شد از یک فرم مدیریت نظامی که در آن اداره کل مجموع بدست یک نفر بود، استفاده کرد؛

اما در پروژه‌های بزرگ امروزی با توجه به پیچیده بودنشان نیاز به تشکیلات مدیریتی و نگاه به مقوله ی مدیریت به عنوان یک فن و دانش احساس می شود.

مدیریت پروژه:

 یک نظام سازمان یافته ومدیریت منابع (بطور مثال منابع انسانی) می‌باشد به نحوی که پروژه بایک چشم انداز مشخص،کیفیت مشخص،زمان مشخص وقیمت تمام شده مشخص به اتمام برسد. پروژه یک کار موقتی است که فقط یک بارو به منظور ایجادیک محصول مشخص ویا خدمات مشخص انجام می‌شود.یک پروژه باعث تغییرات مفید ویا ارزش افزوده می‌شود. خصوصیت موقتی ویک باره بودن پروژه آن را از فرآیندها ویا اعمالی که دائمی‌ویا نیمه دائمی‌هستند و ممکن است بارها وبارها محصول مشابه ویا خدمات مشابهی را تولید می‌کنند متمایز می‌سازد.مدیریت این دوسیستم کاملاً متفاوت است.وروشهای فنی متفاوتی نیاز دارد. وهمین موضوع باعث پیشرفت علم مدیریت پروژه گردیده است.

اولین موضوع در مدیریت پروژه این است که اطمینان حاصل کنیم که پروژه با محدودیتهای مشخص تعریف شده باشد.

دومین موضوع که می‌تواند بحث جالبتری نیز باشد ، بهینه سازی اختصاص منابع و یکسان سازی داده‌های مورد نیاز به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده پروژه می‌باشد. یک پروژه یک سری فعالیتهای کاملاً مشخص است که از منابع (مالی،انسانی،مواد،انرژی،فرصت،تدارکات وارتباطات و…) به منظور رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می‌نماید.

. معمول ترین فرآیندهای مدیریت پروژه :

معمول ترین فرآیندهای مدیریت پروژه که در اکثر پروژه‌ها انجام می‌شوند:

1 –  فرآیند‌های آغازین

فرآیندهایی هستند که پروژه را در جهت آغاز فاز بعدی یاری می‌کنند.

2 – فرآیندهای برنامه ریزی

این فرآیندها دو دسته اند:

فرآیندهای اصلی :

فرآیندهایی هستند که به دلیل وابستگی که به یکدیگر دارند در اکثر پروژه‌ها با ترتیب مشخصی انجام می‌گیرند. این فرآیند‌ها عبارتند از:

برنامه ریزی محدوده پروژه
تعریف محدوده پروژه
تعریف فعالیتهای پروژه
تعیین توالی فعالیت‌ها
تخمین مدت فعالیت‌ها
توسعه زمانبندی
برنامه ریزی منابع
تخمین هزینه‌ها
بودجه ریزی هزینه‌ها
توسعه برنامه پروژه

فرآیند‌های تسهیل کننده:

فرآیند‌هایی هستند که بسته به نیاز و در جهت تسهیل روند پروژه انجام می‌گیرند. این فرآیند‌ها عبارتند از:

        برنامه ریزی کیفیت
برنامه ریزی سازمانی
برنامه ریزی ارتباطات
تشخیص ریسک
اندازه گیری ریسک
توسعه پاسخ به ریسک
برنامه ریزی تدارکات
برنامه ریزی درخواست‌ها

3 – فرآیندهای اجرایی

فرآیندهای اجرایی نیز مانند فرآیند‌های برنامه ریزی شامل دودسته از فرآیندها می‌باشند:

فرآیندهای اصلی:

        اجرای برنامه پروژه

فرآیندهای تسهیلی:

        تعیین و پذیرش محدوده پروژه

       تضمین کیفیت
توسعه تیم پروژه
توزیع اطلاعات
انتخاب منابع
اداره قراردادها

4 – فرآیندهای کنترلی

این فرآیندها اجرای پروژه را مکررا کنترل و اندازه گیری می‌کنند.تنظیم مجدد برنامه پروژه با تکرار مناسب فرآیندهای برنامه
ریزی میسر می‌باشد.فرآ یندهای کنترلی نیز بمانند فرآیندهای برنامه ریزی به دو دسته تقسیم می‌شوند:
فرآیندهای اصلی:

        کنترل کلی تغییرات
تهیه گزارش عملکرد

فرآیندهای تسهیلی:

        کنترل محدوده پروژه
کنترل زمانبندی پروژه
کنترل هزینه پروژه
کنترل کیفیت
کنترل پاسخ ریسک

فرآیندهای اختتامی

این فرآیندها موجب تحویل واتمام مناسب و مورد قبول پروژه می‌شوند. و عبارتند از:

        خاتمه اجرای پروژه
خاتمه قرارداد پروژه

  ارتباط فرآیندها :

 در هر گروه از فرآیندها، هر فرآیند توسط ورودی‌ها و خروجی‌هایش با فرآیند دیگر ارتباط دارد. بدین ترتیب هر فرآیند را می‌توان با عناصر زیر تعریف کرد:

ورودی‌ها:

اقلام قابل استنادی که عملیات بعدی بر طبق آنها انجام می‌گیرند.

ابزارها و تکنیک‌ها:

مکانیزم‌هایی که جهت ایجاد خروجی‌ها از ورودی‌ها بکار گرفته می‌شوند.

خروجی‌ها:

اقلام قابل استنادی که نتایج فرآیند می‌با شند.

فرآیندهای مدیریت پروژه :

پروژه‌ها مجموعه ای از فرآیندها می‌باشند.این فرآیندها دو دسته اند:

فرآیندهای مدیریت پروژه:

که شامل سازماندهی اجرای پروژه می‌باشند.

فرآیندهای تهیه محصول پروژه:

که شامل تعیین و تهیه محصول یا خدمات پروژه می‌باشند.

این دو دسته فرآیندها در سرتاسر اجرای پروژه در تعامل و ارتباط با یکدیگر می‌باشند.

 محدوده دانش در مدیریت پروژه:

هر پروژه ای ۹ محدوده اصلی دارد و هر محدوده ای شامل فرآیندهایی میباشد:

1.مدیریت یکپارچگی پروژه:

تضمین میکند که عناصر مختلف پروژه با یکدیگر هماهنگ باشند و شامل فرآیندهایی مانند توسعه برنامه پروژه، اجرای برنامه پروژه، و کنترل تغییرات کلی در پروژه میباشد.

2.مدیریت محدوده پروژه:

تضمین میکند که پروژه شامل تمام نیازهای لازم وکافی باشد و شامل فرآیندهایی مانند آغاز، برنامه ریزی محدوده، تعریف محدوده، و کنترل تغییرات محدوده میباشد.

3.مدیریت زمان پروژه:

تضمین میکند که پروژه با زمانبندی معینی تمام شود. و شامل فرآیندهایی مانند تعریف فعالیت، توالی فعالیت، تخمین مدت فعالیت، توسعه زمانبندی، و کنترل زمانبندی میباشد.

4.مدیریت هزینه پروژه:

تضمین میکند که پروژه با کمترین هزینه پایان یابد. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی منابع تخمین هزینه، بودجه بندی هزینه، کنترل هزینه میباشد.

5.مدیریت کیفیت پروژه:

تضمین میکند که بطور رضایت بخش تمامی‌نیازهای پروژه برآورده شوند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی کیفیت، تضمین کیفیت، وکنترل کیفیت میباشد.

6.مدیریت منابع انسانی:

استفاده بهینه از نیروی کار درگیر در پروژه را تضمین میکند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی سازمانی، استخدام نیروی کاری، وتوسعه تیم پروژه میباشد.

7.مدیریت ارتباطات پروژه:

تضمین میکند که تولید، جمع آوری، انتشار، ذخیره سازی و بازیابی نهایی اطلاعات پروژه بصورت زمانبندی شده ومناسب انجام گیرند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی ارتباطات، انتشار اطلاعات، گزارش عملکرد و خاتمه اجرای پروژه میباشد.

8.مدیریت ریسک پروژه:

فرایندهای لازم برای تشخیص، تحلیل، و واکنش به ریسک پروژه را ارائه می‌دهد. و شامل فرآیندهایی مانند تشخیص ریسک، واکنش به ریسک، و کنترل واکنش به ریسک میباشد.

9.مدیریت کالا، مواد و خدمات در پروژه:

فرایندهای لازم برای تهیه کالا و خدمات از خارج محدوده اجرایی پروژه را ارائه میکند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی خرید مواد، برنامه ریزی درخواست‌ها، انتخاب منابع، اداره قراردادها، واتمام قراردادها میباشد.

تعریف کار

مدیریت پروژه مستقیما از مسئولیتهای شخص مدیر پروژه می‌باشد. مدیر پروژه به ندرت مستقیما در فعالیتهای پروژه که منتهی به تولید محصول می‌شود شرکت می‌کند.اما بیشتر می‌کوشد تا پروژه به خوبی پیشرفت کند، روابط متقابل قسمت‌های مختلف سازنده ومفید باشد به نحوی که احتمال شکست به حداقل خود برسد.مدیر پروژه غالبا نماینده مشتری است که براساس شناخت صحیحی که از مشتری دارد می‌تواند به خوبی تمامی‌نیازها وخواسته‌های اورا مشخص وارائه نماید.توانائی به وجود آوردن انسجام وهماهنگی بین فرایندهای مختلف بخش‌های متفاوت مورد قراداد و ایجاد ارتباط نزدیک وسازنده با نماینده مشتری بسیار اساسی ومهم می‌باشد.یک مدیر موفق برای اطمینان از اینکه همه عوامل زمان،هزینه وکیفیت و مهم‌تر از همه رضایت مشتری کاملاً شناخته شده باشد باید بتواند کل پروژه را از ابتدا تا انتها ببیند (پیش بینی )کند واین اطمینان را به سایرین به دهد که پیش بینی او محقق می‌شود. تولید هر نوع محصول ویا ایجاد هر خدمتی شامل ساختمان سازی ،حمل ونقل ،الکترونیک،نرم افزارهای کامپیوتری ،خدمات مالی و…. هر کدام دیدگاهها ی اجرائی ونقطه نظرات خاص خود رادارد که می‌بایست قبلا توسط مدیر پروژه پیش بینی گرددبرای بهره‌ گیری از دانش مدیریت‌پروژه، در اولین قدم باید پروژه را از کارهای عادی و روزمره بازشناخت. برای مقابله با هرکاری ابزار خاصی نیازاست و برای برخورد صحیح و به‌سرانجام رساندن پروژه‌ها مدیریت‌پروژه. تعریف‌پروژه: پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایف جدید است که ابتدا و انتهای مشخصی‌داشته، با‌ سه‌ ویژگی زمان، هزینه و نتایج مشخص، محدود شده‌ است. این به‌معنی آن است که پروژه باید خروجی‌های تعیین‌ شده‌ای را با بودجه‌ای معین در یک زمان مشخص تحویل‌دهد و برای انجام آن از منابع مختلفی شامل انسان،‌ تجهیزات و پول بهره‌ببرد. پروژه‌ها و کارهای عادی همانند بسیاری از مردم، شما توانایی انجام بسیاری از کارهای عادی و روزانه و درکنار آن پروژه‌های نو را دارید. ممکن‌است درحین کار هیچ‌گاه به تفاوت این‌دو دقت ‌نکرده ‌باشید و فقط به ‌فکر انجام وظایف محوله ‌باشید. اغلب افراد به‌دلیل عدم‌ توجه به تفاوت‌های بین کارهای روزانه و پروژه در تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه‌ها ناتوانند. به‌عنوان‌مثال یک‌فرد ممکن‌است در روز بارها نامه‌های اداری را پاسخ‌ گوید،‌ گزارش‌های روزانه به‌مسوول خودبدهد، صورت‌های مالی را بررسی‌کند و… ،‌ این‌ها بخشی از کارهای روزانه هستند که تقریباً تمامی ندارند و نمی‌توان با انجام یکی از عدم تکرار آن در روزهای بعد اطمینان‌یافت. درعین حال همان فرد ممکن‌است درگیر کار تهیه‌ی یک گزارش سالانه شود یا مسوولیت تدوین برنامه‌ی پنج‌ساله‌ی سازمان تا پایان سال‌آخر اجرای برنامه‌ی جاری به او محول‌گردد. کاری که آغاز مشخص‌دارد،‌ اهداف مشخصی را دنبال‌می‌کند و باید تحت ویژگی‌های مشخصی در زمان معین تحویل‌شود. این‌چنین‌کاری یک پروژه‌است و نمی‌توان آن را بخشی از کارهای تکراری و روزانه دانست. بعداز انجام پروژه چیزی پدیدمی‌آید که تا پیش‌از آن وجود نداشته ‌است. پروژه‌ها صرف‌ نظر از اندازه‌هایشان همگی کارهایی نو هستند. از برگزاری یک رزمایش بزرگ‌نظامی تا تغییر دکوراسیون یک اتاق همگی پروژه‌هایی هستند که باید به‌درستی و درهمان اولین مرتبه، که آخرین مرتبه نیز هست، انجام‌ پذیرند. افراد باید بیاموزند که چگونه پروژه‌ها را درکنار کارهای تکراری خود به‌خوبی به ‌نتیجه برسانند.

نباید فراموش‌کرد که دربسیاری از موارد جز اولین اجرا شانسی برای اجرای مجدد کار نیست. برای مواجهه‌ی مناسب با پروژه‌ها افراد باید دید خود را تغییردهند. بیشتر کارهای روزانه، تکراری و‌ دارای فرآیند مشخص‌هستند؛ اما نمی‌توان برای آنها پایان مشخصی را قائل‌شد. پروژه‌ها دارای نتایج‌پایانی‌مشخصی هستند که بارسیدن به آنها پروژه پایان‌یافته‌خواهدبود. پروژه‌ها، دوره‌ی زمانی مشخصی دارند و اغلب بودجه‌ی اختصاصی می‌گیرند و گروه مشخصی برای اجرای آنها درنظرگرفته‌می‌شود. نتایج پایانی پروژه‌ها با آنچه از کارهای روزانه انتظار می‌رود نیز متفاوت‌است.

محدودیتهای سه گانه وسنتی

پروژه‌ها نیز مانند هر کار دیگری محدودیتهای خاص خود رادارا هستند.در مدیریت پروژه این محدودیتها به صورت سنتی شامل چشم انداز،زمان وهزینه می‌باشند به این سه فاکتور مثلث مدیریت پروژه هم گفته می‌شود و هر محدودیت نماینده یکی از اضلاع مثلث می‌باشد همچنان که در هندسه اگر یکی از اضلاع تغییر کند سایر اضلاع تغییر می‌کند در مدیریت پروژه هم تغییر هر یک از این محدودیتها بر روی سایر عوامل تأثیر می‌گذارد.در یک تقسیم بندی دیگر می‌توان کیفیت محصول یا بازدهی را از چشم انداز جداکرد وکیفیت را به عنوان محدودیت چهارم در نظر گرفت. مثلث مدیریت پروژه را می‌توان برای روابط بین زمان،هزینه وکیفیت نیز در نظر گرفت.(سریع،ارزان وخوب)

مثلث مدیریت پروژه

زمان: منظور از محدودیت زمانی مقدار زمان در دسترس به منظور تکمیل پروژه می‌باشد.

 هزینه:منظور از محدودیت هزینه مقدار بودجه در دسترس برای تکمیل پروژه می‌باشد.

 چشم انداز: منظور از محدودیت چشم انداز فرآیندهای است که می‌بایست انجام شود تا نتایج نهائی پروژه به دست آید. این سه محدودیت با هم در تعامل هستند و تغییر هر کدام موجب تغییر در محدودیت‌های دیگر می‌شود.مثلاً اگر چشم انداز پروژه (اهداف ویا کیفیت)افزایش یابد طبیعتا زمان وهزینه نیز افزایش می‌یابند. یک محدودیت شدید زمانی باعث افزایش هزینه‌ها وکاهش چشم انداز می‌شود. همچنین بودجه کاملاً محدود باعث افزایش زمان وکاهش چشم انداز می‌شود. منظور از نظم وانظباط در مدیریت پروژه، تهیه ابزار وروشهائی است که تیم مدیریت پروژه (نه فقط مدیر پروژه)را قادر می‌سازد که کارهایشان رابادر نظر گرفتن محدودیتها سازماندهی کنند. دیدگاه دیگر در خصوص مدیریت پروژه این است که این سه محدودیت را منابع مالی،زمان ومنابع انسانی در نظر بگیریم.چنانچه شما بخواهید کاررادرزمان کوتاهتری به پایان برسانیدشما می‌بایست نیروی انسانی بیشتری صرف کنیدکه به نوبه خود باعث افزایش هزینه‌های پروژه خواهد شد تا آنجائی که باانجام سریع پروژه هزینه‌ها کاهش می‌یابد.

زمان

برای تحلیل وبررسی وهمچنین تخمین زمان مورد نیاز برای اینکه یک محصول قابل تحویل تولید شود روشهای گوناگونی وجوددارد.یکی از این روشها این است که فعالیتهای مورد نیاز برای تولید یک محصول قابل تحویل راشناسائی کرده و جدول ساختار شکست را تنظیم نمائید. در ابتدا می‌بایست برای هر کدام از فعالیتها زمان موردنیاز راتخمین زده ودر نهایت زمان کل را به دست آورید.فعالیتها می‌بایست اولویت بندی شده ووابستگی‌های بین آنها مشخص شود واین اطلاعات در جدول زمان بندی پروژه ثبت گردد.وابستگی‌های بین فعالیتها می‌تواند تأثیر به سزائی در طول مدت پروژه داشته باشد.همچنانکه دسترسی به منابع (محدودیت منابع)نیز تأثیر به سزائی در طول مدت پروژه خواهند داشت. مدیران پروژه در فاز اجرائی غالبا دوحد نهائی برای جلوگیری از تغییر زمان خاتمه پروژه در نظر می‌گیرند.زمان محدودیتی است که نه به عنوان هزینه منظور می‌شود ونه به عنوان منابع بنابراین مدیر پروژه نمی‌تواند تغییرات آن را کنترل کند.این خصوصیت زمان آن را از سایر منابع وهمچنین قسمت‌های هزینه‌ای متمایز می‌سازد.باید متذکر شد که صرف هیچ تلاشی مهم‌تر از تلاش برای کاهش هزینه‌ها نیست.

هزینه

هزینه‌های اجرائی یک پروژه به موارد متعددی بستگی دارد که این موارد به طور عمده عبارت‌اند از: کمیت منابع،میزان تلاش،مصالح،مدیریت ریسک(مثلاً تغییر قیمت)،مدیریت ارزش به دست آمده،تأسیسات(ساختمانها ،ماشین الات و…)،تجهیزات، افزایش هزینه‌ها، هزینه‌های غیر مستقیم وسودو…. چشم انداز منظوراز چشم انداز اهداف مشخصی است که می‌بایست در انتهای پروژه به آن برسیم.ویا به عبارت دیگر چشم انداز آن چیزی است که قرار است پروژه به انجام برساندویاتعریف مشخص از نتیجه نهائی پروژه.یکی از مولفه‌های مهم چشم انداز کیفیت محصول نهائی پروژه می‌باشد.مقدار زمانی که برای هر فعالیت تعیین می‌شود ارتباط تنگاتنگی با کیفیت کلی پروژه خواهد داشت. بعضی از فعالیتها برای اینکه به طور مناسبی اجرا شوند به مقدار زمان مشخصی نیاز دارند اما اختصاص زمان بیشتر باعث ارتقا کیفیت می‌شود.در پروژه‌های بزرگ کیفیت بالا عامل مهمی‌بر روی زمان وهزینه می‌باشد(وبرعکس).در مجموع وبه طور خلاصه می‌توان همه این محدودیت‌ها را در یک جمله بیان کرد:زمان مشخص،کیفیت مشخص وبودجه مشخص . در این جا منظور از چشم انداز همان کیفیت پروژه می‌باشد.

کنترل متغیرهای پروژه

مدیریت پروژه می‌کوشد تا بر متغیرهای پروژه مانند ریسک غلبه پیداکند ویا آنهارا مهار کند. مدیر پروژه می‌بایستی طوری سیستم مدیریتی اش را تنظیم کند که خود سیستم مدیریتی و بدون نیاز خود شخص مدیر سیستم رو هدایت کند در غیر این صورت سیستم سوار به مدیر می‌شود و خود سیستم باری بر دوش مدیر خواهد بود..

ریسک:عامل بالقوه شکست پروژه می‌توان بر بسیاری از ریسک‌های منفی (عوامل بالقوه شکست)با برنامه ریزی مناسب وصرف زمان ومنابع غلبه کردویا آنها راازبین برد. بر اساس بعضی تعاریف ( چاپ سومPMBOK) ریسک می‌تواند حتی جنبه مثبت هم داشته باشد به این معنی که گاهی ریسک یک موقعیت بالقوه است که حتی می‌تواند باعث به بهره برداری رسیدن پروژه زودتر از حد انتظار شود.مشتریان (اعم از حامیان داخلی وخارجی پروژه) وسازمانهای خارجی (مانند آژانس‌های دولتی وتعدیل کننده‌ها) سه عامل مهم زمان ،هزینه وچشم انداز را تعیین می‌کنند.تنها عامل باقیمانده یعنی ریسک می‌تواند توسط تیم پروژه به صورت ایده آل وبراساس برآورد دقیق وروشهای صحیح برنامه ریزی مدیریت شوند. در طی فرآیند مذاکره وگفتگو باسهامداران اهداف نهائی پروژه در خصوص زمان ،هزینه وچشم انداز وریسک در قالب یک قرارداد مشخص تعیین می‌شود. به منظور کنترل مناسب این متغیرها یک مدیر پروژه خوب باید دارای شناخت عمیق وتجارب خوبی در مورد چهار حوزه (زمان،هزینه،چشم انداز وریسک)وهمچنین 6حوزه اتحاد،ارتباط،منابع مالی،بیمه کیفیت وبرنامه زمان بندی پیشرفت فیزیکی وهمچنین تدارکات داشته باشد

به طور عام در هر پروژه، چهار مرحله (فاز) متفاوت و متمایز، قابل تعریف می¬باشد. این چهار مرحله عبارتند از:

1 – مرحله نظری
2 – مرحله طرح و برنامه¬ریزی
3 – مرحله اجرا
4 – مرحله پایانی (اختتام)

اما:علاوه بر مطالب گفته شده مدیریت پروژه‌های عمرانی مستلزم مدیریت نوین و نیز درک فرآیند طراحی و ساخت است. پروژه‌های عمرانی مجموعه ای از اهداف مشخص و محدودیتهایی چون چارچوب زمانی لازم برای تکمیل اندو مدیریت این چنین پروژه‌هایی موارد مشترک بسیاری با مدیریت پروژه‌های دیگر حوزه‌های تخصصی دارد در عین اینکه تکنیک ترتیبات سازمانی و فرایند کار مربوط به آنها با یکدیگر متفاوت است.

به طور کلی مدیریت پروژه فن هدایت و هماهنگ کردن منابع انساتی و مصالح در طول عمر یک پروژه با استفاده از روشهای مدرن مدیریت است بطوری که بتوان به نحوی رضایت بخش به اهداف از قبل تعیین شده در مورد حدودکار-هزینه-زمان و کیفیتو مشارکت نائل آمداجزای اساسی در چارچوب مدیریت را میتوان به صورت طرحی به شکل روبرو نشان داد:

در مدیریت پروژه داشتن دانش عملی از مدیریت عمومی‌و نیز آشنایی با دانش تخصصی در مورد پروه ضرورت مطلق دارد. در این مدیریت رشته‌های کمکی مانند علوم کامپیوتری و علوم تصمیم گیری هم ممکن است نقش مهمی‌ایفا کنند.

وظایف مدیریت پروژه :

وظایف اصلی مدیریت پروژه را می توان ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت¬ها برای کاربرد مناسب منابع و امکانات به منظور رسیدن به هدف نهایی پروژه دانست

در ایجاد این هماهنگی الزاماً محدودیت¬های زمانی، بودجه، نیروی انسانی، تجهیزات، مواد و سایر منابع و امکانات، همچنین محدودیت¬های مربوط به کیفیت کارهای قابل اجرا و روشهای اجرای آنها، قوانین و مقررات حاکم بر محیط و بسیاری از محدودیت¬های دیگر که به نوعی با فازهای مختلف پرو‍ژه ارتباط خواهند داشت مورد نظر قرار می¬گیرند.

برای انجام وظایف، مدیر احتیاج به برنامه¬ریزی، سازماندهی،‌ رهبری و کنترل خواهد داشت. دو موضوع اصلی که باید مدنظر
بوده و پاسخی برای آنها تهیه شود عبارتند از:

1 – مقادیر (کمیتها) را چگونه باید تعیین نمود؟

2 – آیا از منابع و امکانات به صورتی کارآ و موثر استفاده می¬شود؟

برای پاسخگویی به سئوال اول می¬توان از تکنیک¬های مختلف برنامه¬ریزی و برنامه¬بندی زمانی، روشهای تعیین سطح منابع و همچنین از روشهای موازنه زمان و هزینه استفاده نمود. سئوال دوم با کاربرد اطلاعات بازتابی در حین اجرای پروژه و کنترل روند اجرای فعالیتها قابل پاسخگویی خواهد بود.

بدیهیست عملیات برنامه¬ریزی و برنامه¬بندی زمانی مربوط به قبل از شروع عملیات اجرایی بوده ولی فعالیتهای کنترل همراه با عملیات اجرایی ادامه می¬یابند. در برنامه¬ریزی و برنامه¬زمانی، پارامترهای زمان، هزینه و سایر منابع و امکانات لازم به نحوی تعیین می¬شوند که بتوان پروژه را به اقتصادی¬ترین صورت ممکن اجرا نمود.امور کنترل به این منظور اعمال می شوند که کارهای اجرایی مطابق آنچه که برنامه ریزی و برنامه¬بندی شده¬اند انجام شوند. بنابراین، به منظور فراهم شدن امکانات لازم جهت کنترل، لازم است در ساختار سیستم¬های مدیریت پروژه¬ها، شرایط و وسایل لازم برای دریافت اطلاعات بازتابی فراهم شده باشند.
سیستم¬های اطلاعات بازتابی، آگاهیهای لازم را از فعالیت¬های اجرایی دریافت و با برنامه¬هایی که در مرحله قبل از اجرا تهیه شده¬اند مورد مقایسه قرار داده و تجزیه و تحلیل می¬کنند. نتایج این مقایسه به طور مستمر به سطوح مختلف مدیریت گزارش می¬شوند. بدیهی است کسی که در راس سازمان قرار دارد، به دلیل محدودیت وقت و اشتغال به سایر امور اجرایی نمی¬تواند مستقیماً دریافت کننده همگی اطلاعاتی باشد که از طریق سیستم اطلاعات بازتابی به مدیریت گزارش می¬شوند،‌ بنابراین: لازم است نوع اطلاعاتی که باید به مدیر و یا به سایر سطوح مدیریت در سازمان گزارش شوند، قبلاً مشخص شده باشد، تا مسیر جریان اطلاعات حالت ثابت و تعیین شده¬ای داشته و از تداخل وظایف و مسئولیتها جلوگیری شود. قابل ذکر است که اطلاعات دریافت شده در سطوح مختلف مدیریت، ممکن است برحسب لزوم ، به سایر سطوح گزارش شوند و یا در جلسات عمومی به صورت
گروهی مورد بحث و تحلیل قرار گیرند.

اطلاعاتی که از روند عملی پیشرفت کارها جمع¬آوری شده و با مقادیر برنامه¬ریزی شده مورد سنجش و مقایسه قرار می¬گیرند، ممکن است شامل اطلاعات مالی از نحوه صرف بودجه و یا تاریخهای اجرای امور مختلف پروژه باشند.

مدیریت با بهره¬گیری از نتایج به دست آمده از تجزیه و تحلیل اطلاعات، در مورد نحوه پیشبرد فعالیت-ها تصمیم¬گیری نموده، و این تصمیم¬ها و راهنمایی¬ها به امور اجرایی پرو‍ژه منتقل می¬شوند ممکن است در مواردی نیز، نتیجه این تصمیم¬گیری¬ها ، ایجاد تغییرات و تصحیحاتی در برنامه¬های تعیین شده باشد.

با پیشرفت زمان تقریباً انواع فعالیتهای ساخت و تولید ویا فعالیت¬های پژوهشی و علمی، در مقایسه با گذشته، در حجمی وسیع¬تر و با پیچیدگی بیشتری تحت پروژه¬هایی به مرحله اجرا درمی¬آیند، پروژه¬هایی که محتاج به صدها و هزارها فعالیت  می¬باشند، و در اجرای آنها درصد قابل توجهی از بودجه یک کشور صرف می¬شوند، برای برنامه¬ریزی چنین پروژه¬هایی ، مسلماً‌ کاربرد روشهای علمی برنامه¬ریزی امری ضروری می¬باشد. لازم به توضیح است که در اغلب موارد که موضوع برنامه¬ریزی یک پروژه مطرح می¬شود، فقط برنامه¬ریزی فعالیتهای فاز اجرایی که شامل امور ساخت و تولید هستند مورد توجه مسئولین پروژه قرار می¬گیرد،‌ولی فعالیت¬های لازم در سایر فازهای پروژه نیز به نوبه خود دارای آن مقدار پیچیدگی و حجم هستند که اعمال یک برنامه¬ریزی و کنترل دقیق بر آنها الزامی باشد. می¬توان گفت که هر فاز یک پروژه (یا هر دسته از عملیات لازم در هر یک از فازها) به خودی خود یک پروژه می¬باشد. تهیه نقشه¬ها در فاز دوم پروژه شامل آن مقدار فعالیت، و در برگیرنده آن مقدار زمان و نیروی انسانی و هزینه می¬باشد، که احتیاج به برنامه داشته باشد. تهیه اسناد پیمان یا امور مختلف مناقصه و تعیین پیمانکار و عقد قرارداد نیز خود تشکیل دهنده گروهی از فعالیتها می¬باشند که می¬توان (و لازم است) برای آنها برنامه¬ریزی¬های مناسبی به عمل آورد. در حقیقت، برای اجرای یک پروژه‌، تنها یک برنامه کافی نیست. صاحب کار احتیاج دارد که برای خود برنامه¬ای داشته باشد. مدیران اجرایی و سرپرستان گروه¬های اجرایی، مسئولان و کارکنان گروه مشاور و مسئولین بخشهای مالی، پرسنلی، حمل و نقل، … و کارکنان این بخشها، هر یک به برنامه بخصوصی جهت اجرای وظایف و کنترل امور مربوطه احتیاج دارند. این برنامه¬ها،‌ لازم است از نظر نوع اطلاعات و سطح جزئیات آنگونه تهیه و تنظیم شوند که برای استفاده کننده درست همان مقدار اطلاعات و آگاهی¬ها را بدهند که بدانها احتیاج خواهد داشت. چه برخورداری از جزئیاتی بیش از میزان لازم، باعث صرف وقت و انرژی بیهوده شده و وجود اطلاعاتی کمتر از حد لازم نیز استفاده کننده را در اجرا و کنترل وظایف با اشکال مواجه خواهد ساخت.

باتوجه به جهانی‌شدن شرکت‌های ساخت و تولید و گسترش بازارهای کار، مدیران پروژه بهتراست با استانداردهای مدیریت‌پروژه آشناشوند؛ بهره‌گیری از آنها می‌تواند ایشان را در اجرای برنامه‌های پروژه یاری‌‌کند. موسسات و کشورهای گوناگونی اقدام به تدوین استانداردهای مخصوص خود در زمینه‌ی مدیریت‌پروژه کرده‌اند؛ اما دراین‌میان چهار استاندارد دارای اهمیت و مقبولیت بیشتری هستند.

استاندارد‌ها :

1- ANSI/PMI 99-001-2000 : این همان نام آشنا و معروف PMBOK
 (Project Management Body Of Knowledge) است که در انجمن مدیریت‌پروژه‌ی آمریکا، PMI، تدوین‌شده، استفاده از آن بسیار متداول است. پس‌از تدوین PMBOK، موسسه‌ی ملی استاندارد آمریکا نیز آن‌را تایید و به‌عنوان استاندارد ملی آمریکا در زمینه‌ی مدیریت‌پروژه ثبت‌کرده‌است. در این استاندارد دانشِ مدیریت‌پروژه در نه‌بخش بیان‌شده‌است. درمیان تفاوت‌های اندکی بین دونسخه‌ی موسسه‌ی PMI و موسسه‌ی استاندارد وجوددارد؛ PMBOK نگاهی نظری ANSI 99-001-   2000 نگاه اجرایی‌تری دارد. PMBOK ، همانند سایر استانداردها، هرسال توسط هیات منتخبی از  PMIبازبینی ‌می‌شود و درصورت نیاز به تغییر، ویرایش جدیدی از آن به‌اطلاع اعضاء PMI می‌رسد.

2- Association For Project Management) APM ) : این استاندارد توسط مرکز مطالعات مدیریت‌پروژه‌ی انگلستان UMIST، زیرنظر پروفسورموریس تهیه‌شده‌است. این استاندارد شامل هفت‌بخش اصلی و چهل بخش فرعی است که در هریک، بخشی‌از مفاهیم‌بنیادین مدیریت‌پروژه تشریح‌شده‌است. APM اصلی‌ترین رقیب PMBOK است و طرفداران خاص خود را دارد.

3– British Standard) BS6079) :  این استاندارد توسط British Standard تدوین‌شده، موردقبول دولت و صنعت انگلستان است. در این استاندارد مدیریت‌پروژه به چهارفازِ آغاز، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل، و اختتامِ پروژه، تقسیم‌شده‌است؛ اغلب این استاندارد برای پروژه‌ها عمرانی،‌دربخش دولتی، پیشنهادمی‌شود.

4- استاندارد  (Japanese Project Management Forum) JPMF: توسط شاخه‌ی مدیریت‌پروژه‌ی انجمن مهندسی ژاپن (ENAA) تهیه‌شده، همانند BS6079 چهاربخش دارد. تفاوت عمده‌ی این استاندارد باسایرین، در تمرکز آن بر چگونگی ایجاد خلاقیت و ارزش، در فرآیند مدیریت‌پروژه ‌است.
استانداردهای دیگری نیز چون استاندارد ISO 1006 تدوین‌شده‌اند که نه‌عمومیت استانداردهای بالا را دارند و نه مقبولیت عام آنها. در انتخاب استاندارد موردنظر خود تنها نوع پروژه، محیط اجرا و نظر مشتریان و حامیان پروژه را درنظر بگیرید و با مدیرانی که پیش‌از شما پروژه‌ای مشابه را مدیریت‌کرده‌اند، مشورت‌کنید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

انسانی؟!؟! * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.