پروژه چیست؟

پروژه یک تلاش موقتی است که در راستای ایجاد یک محصول –خدمت یا نتیجه  انجام میشود.طبیعت موقتی   پروژه‌ها بیانگر یک پایان و شروع مشخص است.

موقتی بودن لزوماٌ به معنای کوتاه بودن دوره زمانی نیست.هر پروژه یک محصول –خدمت یا نتیجه منحصر به فرد تولید می‌کند . اگر چه عناصر تکراری ممکن است در برخی تحویل شدنی‌های پروژه موجود باشند .اما این تکرار منحصر به فرد بودن بنیادی کار پروژه را تغییر نمی‌دهد.

در تعریفی دیگر می‌توان گفت:

پروژه مجموعه ای از فعالیت‌های مرتبط با یکدیگر برای دستیابی به هدفی مشخص است.

آنچه که پروژه را از مجموعه فعالیت‌های غیر پروژه ای متمایز میکند خاص بودن هدف پروژه و عدم تکرار این هدف است که سازمان دهی ، راهبری و کنترل فعالیت‌های آن به عهده مدیریت پروژه است.

اصولا کیفیت انجام پروژه به مفهوم عام آن عبارت است از: انجام پروژه در زمان تعیین شده و رسیدن به اهداف و استانداردهای مشخص شده پروژه.

اهداف واستانداردهای پروژه قاعدتا برای برهه ای خاص از زمان که همان زمان پیش بینی شده دوره بهره برداری(یا تحویل پروژه به کارفرما) است،تعیین می‌گردد.با طولانی شدن زمان پروژه و تعویق‌های طولانی در شروع بهره برداری از پروژه ممکن است اهداف واستانداردهای اولیه از توجیه خارج گردند

 سازمان یک پروژه :

برای دستیابی به هدف یا منظور یک پروژه، لازم است سازمانی برای اجرای فعالیت­های لازم تشکیل گردد. این سازمان باید دارای منابع و امکانات کافی و مناسب برای اجرای پروژه باشد.

منابع و امکانات به صورت داده­ها (ورودی­ها) به سازمان وارد می­شوند. سیاستها، روشها و برنامه­های اجرای کارها نیز جزئی از داده­های ورودی به سازمان می­باشند. امور مدیریت و کنترل، عبارت از کاربرد صحیح و مناسب منابع و امکانات برای اجرای فعالیت­ها به منظور دستیابی به اهداف پروژه می­باشد. این منظور یا هدف نهایی عبارت از ستاده­های (خروجی­های) سازمان بوده و شامل عواملی است که سازمان برای دستیابی به آنها تشکیل شده و فعالیتهای لازم را با کاربرد ورودیها به اجرا درآورده است. برای داشتن امکانات لازم جهت کنترل نحوه پیشرفت کارها، و مقایسه بازده عملی سازمان با آنچه که برنامه­ریزی شده، و یا در چارچوب سیاستها و خط­مشی­ها تبیین شده است، لازم است اطلاعات مناسبی از نحوه پیشرفت کارها به مدیریت برسد. این اطلاعات می­تواند نشان دهنده عواملی نظیر تاریخهای عملی اجرای مراحل مختلف کارها، نیروی انسانی و هزینه صرف شده، کیفیت کارهای انجام شده و سایر آگاهی­هایی که می تواند مدیریت را در تصمیم ­گیری برای اجرای مراحل بعدی پروژه یاری نماید باشد.

برای اینکه چنین اطلاعاتی، به طور مرتب و به شکلی مناسب به مدیریت برسد، تشکیل یک سیستم اطلاعات بازتابی، به عنوان بخشی از سازمان پروژه، امری ضروری و اجتناب ناپذیر می­باشد. سیستم اطلاعات بازتابی، با برقراری یک کانال ارتباطی بین ستاده­ها (خروجی­ها) و مدیریت، به طور مستمر، اطلاعات لازم را از ستاده­ها برداشت نموده و به مسئولین اجرای پروژه بازتاب میدهد .

مدیریت پروژه می­تواند با تجزیه و تحلیل اطلاعات بازتابی، پیشرفت کارها و نحوه کاربردامکانات و منابع را کنترل نموده و در موارد لازم، نسبت به ایجاد تغییراتی جهت تصحیح و بهسازی سیاستها، روشها و برنامه­ها اقدام نماید و یا در خصوصیات سایر منابع و امکانات، تغییراتی به وجود آورد. بدیهیست ایجاد تغییرات در داده­ها، یک کار مستمر و الزامی نبوده و در صورتی که قبل از اجرای پروژه­ها، برنامه­ریزی­ها با دقت کافی انجام گرفته باشند، ممکن است انجام تغییرات در داده­ها، در میزانی اندک، قابل اغماض باشد.

دوره زمانی یک پروژه را از لحظه­ای که موضوع اجرای آن، به صورت یک نظریه، در فکر پایه­گذاری می­شود تا آن لحظه که پروژه تکمیل شده و هدف نهایی آن حاصل می­گردد، می­توان به چند مرحله متمایز تقسیم نمود. تقسیم­بندی دوره زمانی یک پروژه به مراحل مختلف، عموماً بستگی به نوع و طبیعت پروژه­هایی که برنامه­ریزی می­شوند نداشته و این تقسیم­بندی معمولاً بر اساس نوع و خصوصیات فعالیت­های لازم در هر یک از مراحل اجرای پروژه انجام می­گیرد.   

 

پروژه، تعادل بین زمان،‌ هزینه و کیفیت

پیروزی در پروژه بستگی‌به برقراری تعادل مناسبی بین سه‌عامل مهم زمان انجام‌کار، منابع مورداستفاده ونتایج‌کار درراستای ارائه‌ی سطح‌مناسبی از خدمت به‌مشتری دارد. پروژه درخدمت رضایتمندی مشتریاست،‌ بنابراین سه‌عامل مهم موردنظر او باید درنظر گرفته‌شده، تعادل مناسبی بین آنها برقرارشود. او علاقه‌دارد پروژه‌اش در موعدمقرر به‌پایان‌رسد،‌ نتایج مشخصات درخواستی را رعایت‌کنند و دقیقاً آنچه باشد که او می‌خواسته و در آخر اینکه پروژه قیمت‌تمام‌شده‌ی مناسبی داشته‌باشد، آنچه که قبلاً برآن توافق‌شده، بودجه‌ی مناسبی برایش تخصیص‌داده‌شده‌است. سه‌مورد فوق بیان‌گر سه‌عامل اساسیزمان، کیفیت و هزینه هستند که بین آنها تعادلی برقراراست. به‌عبارتی هرگاه درمقدار یکی تغییری ایجادشود، بقیه نیز تغییرمی‌کنند.

مثلاً برای دستیابی به کیفیتی بسیارخوب هزینه (و در مواردی زمان) بالامی‌رود؛ برای کاهش زمان اجرای پروژه یا باید از کیفیت کاست یا بر هزینه (استفاده‌ی بیشتر از منابع) افزود. همچنین واضح‌است که باکاهش هزینه، کیفیت پایین‌می‌رود و زمان اجرای کار بالامی‌رود.

نسبت بین این سه‌عامل خطی نیست،‌ گاهی ممکن‌است که برای کاهش نصف‌زمان اجرا، تا چهار برابرهزینه‌ی استفاده از منابع را بالابرد. تصمیم‌گیران،‌ حامیان و صاحبان پروژه پیش‌از آغاز فاز برنامه‌ریزی پروژه باید درمورد نسبت بین سه‌عامل فوق تصمیم‌گیری‌کنند و نسبت مناسبی بین این سه‌عامل برقرارکنند. هر پروژه‌ای، فارغ از اندازه‌ی آن با سه‌ویژگی فوق ارتباط دارد و درنهایت روش‌های مدیریت پروژه تنها روی این سه‌ویژگی عمل‌می‌کنند و سعی در کنترل این سه‌مورد دارند.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

انسانی؟!؟! * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.