تغییرات جدید در استاندارد مدیریت پروژه

پیشنویس استاندارد مدیریت پروژه یا همان راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه معروف به PMBOK® Guide چندیست که در معرض دید و دریافت آخرین نقطه نظرات صاحب نظران مدیریت پروژه در سرتاسر دنیا قرار گرفته است. قرار است تا حدود اواسط دسامبر ۲۰۱۲ نسخه جدید آن (ویرایش پنجم) بطور رسمی‌انتشار یابد.

در ادامه خلاصه‌ای از مهمترین نکاتی را که در نگاهی اجمالی یافته‌ام، به اشتراک می‌گذارم. نکته نخست اینکه گروه‌های فرآیندی پنجگانه (فرآیندهای آغازین، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و نظارت و اختتام) همچنان پابرجاست. یک نگاه کوتاه بر استاندارد تازه نشانگر آنست که تغییرات زیادی به لحاظ عناوین و لغات در آن صورت نگرفته است! اگر چه تعداد فرآیندها از ۴۲ به ۴۷ و تعداد حوزه‌های دانشی از ۹ به ۱۰ حوزه افزایش یافته است. البته تغییرات نوشتاری و یکسان سازی خوبی در یکپارچگی متن استاندارد، مثلا در ترتیب ورودیها، خروجیها و تکنیکهای فرآیندها (ITTOs) اعمال شده است که خصوصا در به ذهن سپردن آنها برای امتحان کمک خوبیست.

برای آنها که با نسخه ۲۰۰۸ آشنا هستند، همیشه سوال بود که چرا در حوزه‌های (STC (Scope – Time – Cost Management مانند دیگر حوزه‌ها، فرآیندی مستقل برای برنامه ریزی قرار داده نشده است؛ بلکه بصورت ضمنی و طی چند فرآیند این برنامه‌ها شکل گرفته… در این نسخه پیشهاد شده که ۳ فرآیند، مشخصا برای برنامه ریزی مدیریت حوزه‌های محدوده (S)، زمان (T) و هزینه (C) در نظر گرفته شود.

در گرافهای زیر رشد تعداد فرآیندها و همچنین مجموعه ورودی، خروجی و ابزار و تکنیکهای فرآیندها را طی نسخ مختلف استاندارد می‌بینید. اگرچه نسخه ۲۰۰۸ استاندارد با رویکرد ساده سازی فرآیندها منتشر شده بود، ولی به روشنی دیده می‌شود که PMI در این دوره کمی‌دست و دلبازانه تعداد فرآیندها و لوازم آنها را بالا برده است! موضوعی که خصوصا برای متقاضیان امتحان PMP یا سازمانهایی که متدولوژی PMBOK را پیگیری می‌کنند، احتمالا کمی‌مشکل آفرین خواهد بود!

پیش از آنکه به توسعه و بهبودهای نسخه جدید توجه کنیم، خوبست بدانیم که تعداد ورودی، خروجی و ابزارها و تکنیکهای فرآیندها با یک رشد حدود ۱۹ درصدی به تعداد ۶۱۴ مورد رسیده است.

برخلاف نسخه پیشین که هیچ سخنی از مدیریت پروژه چابک (Agile) نبود، در پیشنویس در چندین جا مستقیما اشاراتی به آن شده است که نشان از نفوذ بیشتر اینگونه متدولوژیها در دیدگاه مدیریت پروژه PMI® دارد و شاید زمینه سازی باشد بر ادعای PMI®مبنی بر توانایی مدیریت همه‌گونه پروژه تحت استاندارد یا متدولوژی PMBOK®؛ هرچند که هنوز سایه و اینرسی تفکر سنتی و فرآیندهای پیشین بر آن سنگینی می‌کند.

یکی از دیگر تغییرات مثبتی که خیلی‌ها در این سالها انتظار آنرا می‌کشیدند و از موضوعات قابل توجه سمینارها و کنفرانسها هم بوده‌است، حوزه مدیریت ذینفعان (Stakeholders Management) بود که در نسخه جدید از حوزه مدیریت ارتباطات جدا شده و بصورت یک حوزه دانشی با چهار فرآیند تبدیل شده است. به نظرم باتوجه به قدمتة اهمیت، تجارب و بحثهای دنباله‌دار این حوزه که حتی سمینارها و کنفرانسهای مستقلی را به خود اختصاص داده و مطالعات زیادی در این حوزه وجود دارد؛ شاید بهتر بود بجای این جداسازی (احتمالا گیج کننده) مانند مدیریت ادعاها (Claim Management) بصورت یک پیوست (Extension) با فراق بال بدان پرداخته می‌شد. لذا بدین ترتیب حوزه ارتباطات به دو بخش تقسیم شده است؛ یکی ارتباطات و توزیع اطلاعات درون پروژه تحت عنوان مدیریت ارتباطات پروژه (Project Communication Management) و دیگری بصورت حوزه‌ای مستقل برای مدیریت ذینفعان پروژه (یا بقول جناب دکتر محجوب ‹همبندان پروژه›).

در زیر برخی تغییرات نسبت به نسخه پیشین بصورت اجمالی آمده است :

نسخه چهارم (۲۰۰۸)

نسخه پنجم (۲۰۰۹)

تعداد فرآیندها

۴۲

۴۷

تعداد حوزه دانشی

۹

۱۰

تعداد گروه فرآیندی

۵

۵

مدیریت یکپارچگی

Direct and Manage Project Execution

Direct and Manage Project Work

مدیریت محدوده

Plan Scope Management

مدیریت محدوده

Verify Scope

Validate Scope

مدیریت زمان

Plan Schedule Management

مدیریت هزینه

Plan Cost Management

مدیریت کیفیت

Plan Quality

Plan Quality Management

مدیریت کیفیت

Perform Quality Control

Control Quality

مدیریت منابع انسانی

Develop Human Resource Plan

Plan Human Resource Management

مدیریت ارتباطات

Plan Communications

Plan Communications Management

مدیریت ارتباطات

Identify Stakeholders

انتقال به مدیریت ذینفعان پروژه

مدیریت ارتباطات

Manage Stakeholder Expectations

انتقال به مدیریت ذینفعان پروژه

مدیریت ارتباطات

Distribute Information

Manage Communications

مدیریت ارتباطات

Report Performance

Control Communications

مدیریت ریسک

Monitor and Control Risks

Control Risks

مدیریت برون سپاری

Plan Procurements

Plan Procurement Management

مدیریت برون سپاری

Administer Procurements

Control Procurements

مدیریت ذینفعان

Plan Stakeholder Management

مدیریت ذینفعان

Manage Stakeholder Expectations

Manage Stakeholders Engagement

مدیریت ذینفعان

Control Stakeholders Engagement

عبارت

Work performance measurement

work performance data

عبارت

project document update

project documents update

عبارت

organizational process asset updates

organizational process assets updates

همچنین در این نسخه تلاش شده تا هماهنگی مابین فرهنگ واژگان PMI® و واژه‌نامه انتهای PMBOK® برقرارشود؛ هرچند که اعلام شده است که در کلمات مشترک الویت با Lexicon (فرهنگ واژگان PMI®) خواهد بود.

یکی دیگر از هماهنگ سازیهای انجام پذیرفته، روند جریان اطلاعات و داده‌های ورودی و خروجی فرآیندهای کنترلی و اجرایی پروژه است که بصورت ساده در دیاگرام زیر آمده است. (خصوصا مفید برای فهم بهتر جریان اطلاعات در مدیریت پروژه براساس PMBOK® در امتحان)

حال در پایان به این پرسش برخی دوستانم هم پاسخ دهم که؛ اعتبار نسخه چهارم (۲۰۰۸) تا چه زمانی خواهد بود؟

متقاضیان و ثبت نام کنندگان امتحان مدرک حرفه ای مدیریت پروژه (PMP®) می‌توانند همچنان براساس نسخه پیشین (۲۰۰۸) برای امتحان آماده شوند؛ البته تا ماه جون ۲۰۱۳ که رسما نسخه جدید بعنوان منبع اصلی امتحان استفاده خواهد شد.

اگر شما هم نگاهی به پیشنویس نسخه پنجم انداخته‌اید، نظر خود را در ذیل همین مطلب اعلام کنید.

منابع :

  1. پیش نویس منتشر شده در سایت موسسه مدیریت پروژه آمریکا
  2. مطالبی از سایت Innovative Project Guide

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

انسانی؟!؟! * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.