توضیح اجمالی از قانون پارکینسون

 

قانون پارکینسون می‌گوید: کار به‌اندازه میزان زمانی که برای آن در نظر گرفته‌شده است، گسترش می‌یابد.

 آیا تا به حال با این موضوعات مواجه شده‌اید:

  • فلانی آدم دقیقه نود است!!!
  • اگر از فردا تمامی‌مؤسسات و شرکت‌ها ساعت شروع کار را به‌جای هفت صبح، هشتصبح تعریف نمایند، بازهم ما چنددقیقه‌ای دیر به سرکار می‌رسیم!!!
  • اگر به‌جای حقوق دو میلیون تومانی در ماه، حقوق شش میلیون تومانی دریافت کنیم، بازهم آخر ماه چند هزارتومانی از هزینه منزل کم می‌آوریم!!!

شاید تابه‌حال برایتان پیش‌آمده باشد که موضوعی مربوط به امور روزانه خود را در ذهن و مغز برنامه‌ریزی نموده و برای آن زمانی مدنظر قرار دهید، مطمئناً متوجه شده‌اید که تخصیص دادن زمان مدنظر بیش از زمان واقعی موردنیاز به این موضوع باعث رخوت و یا تنبلی در اجرای آن تا زمان سررسید مغرتان خواهد شد. اگرچه تمامی‌امکانات و شرایط جهت محقق شدن آن در بازه زمانی مطلوب موجود است، لیکن به دلیل اینکه زمان پیش‌فرض در ذهنتان جاری و قالب گشته است، تحقق این فعالیت تا زمان ذهنیت شما به درازا خواهد کشید.

این موارد تماماً موضوعاتی است که همگی در زندگی روزمره با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنیم، آیا به‌راستی مطلوب ما این است که همواره دیر به محل کار برسیم هرچند که زمان رسمی‌شروع کار را به ساعت‌ها دیرتر موکول نمایند و یا دلخواه ما این است که همواره در انتهای ماه در هزینه کرد زندگی کم بیاوریم، حتی اگر حقوقمان به‌یک‌باره دو و یا چند برابر گردد. فارغ از تمام دلایلی که به این نتایج منجر می‌گردد، تحت یک قانون کلی با نام «قانون پارکینسون» به بررسی علمی‌این مهم و نگاشت آن با مبحث پروژه و مدیریت آن می‌پردازیم.

جای پای قانون پارکینسون(parkinson) در پروژه‌ها

همواره در چارت سازمانی پروژه،واحد فنی و مهندسی به‌عنوان قلب کارگاه (سازمان) و واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه به‌عنوان مغز متفکر آن شناخته می‌شوند، تمامی‌برنامه‌ها و الزامات مبنی بر زمان شروع و پایان فعالیت‌ها ، اولویت در اجرای فعالیت‌ها و دیسیپلین‌ها (نظم و ترتیب)، راندمان و زمان اجرای فعالیت‌ها ، تعداد نیروی انسانی و ماشین‌آلات جهت اجرای فعالیت‌ها و … توسط واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه تهیه و تدوین و به واحدهای مرتبط کارگاه جهت پیروی از آن ارائه می‌گردد. حال تصور نمایید موضوعات و برنامه مربوط به این واحد در پروژه نیز همانند موضوعات قیدشده در قسمت اولیه مبحث ،تدوین گردد . به‌عنوان‌مثال اگر برای اجرای عملیات «خط لوله زیرزمینی در داخل یونیتپالایشگاه» زمان منطقی از مرحله خاک‌برداری تا مرحله سند فیل و پوشاندن لوله برابر ۷۷ ماه باشد، ولیکن واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه زمان ۱۰ ماه را برای آن PLAN نماید و این برنامه را به واحد اجرائی کارگاه، واحد تأمین متریال سازمان و … ابلاغ نماید، تجربه نشان داده است که به‌ندرت پیش می‌آید که این پروسه در همان مدت ۷۷ ماه منطقی به پایان برسد (در صورت تأمین تمامی‌پیش‌نیازهای آن) بلکه هر یک از واحدهای مربوطه جهت اتمام این عملیات (واحد سیویل جهت عملیات خاکی اولیه و ثانویه واحد پایپینگ جهت اجرای لوله‌گذاری واحد برق جهت اجرای حفاظت کاتودیک و …) به دلیل مشاهده زمان مازاد جهت تکمیل کار خود در برنامه ابلاغی از سوی واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، مدت تکمیل کار مربوط به خود را به‌صورت ناخودآگاه به تعویق انداخته و یا زمان اجرای آن را به تطویل می‌اندازند. به‌نحوی‌که به‌صورت مرز به مرز با زمان ۱۰ ماه PLAN شده کار به اتمام می‌رسد. جالب است !!! زمان منطقی کار ۷۷ ماه بود ، تمامی‌امکانات و تجهیزات و نیروی انسانی برای اتمام این عملیات در زمان منطقی خود در کارگاه مهیا بود ، چه اتفاقی منجر به این شد که این عملیات در مدت ۱۰۰ ماه ( و چه‌بسا کمی‌دیرتر از آن) پایان یابد!؟ این قانون اثبات‌شده‌ی بدون محاسبات فنی (دودو تا چهارتایی محاوره‌ای)که به‌نوعی از اینرسی سکون مدیران ارشد نشأت گرفته است ، همان قانون پارکینسون در زندگی روزمره است که آهسته و بدون جلب‌توجه مدیر پروژه و مستقیماً به دلیل قصور تیم برنامه‌ریز در ابتدای پروژه  پا در کارگاه پروژه گذاشته و  در عین اینکه پروژه را با ظاهری آراسته و موجه نشان می‌دهد ، هزینه‌های تحمیلی فراوان و محسوس به آن وارد می‌نماید.

اجازه دهید این قانون را در حوزه پروژه تعریف نماییم

  • قانون پارکینسون در زمان‌بندی پروژه: زمان اجرای پروژه و یا فعالیت‌های آن، به میزانی که برای آن پیش‌بینی‌شده است، گسترش می‌یابد.
  • قانون پارکینسون در بودجه‌بندی پروژه: هزینه اجرای پروژه و یا فعالیت‌های آن، به میزانی که برای آن پیش‌بینی‌شده است، گسترش می‌یابد.

اکثر قریب به‌اتفاق مشکلات و موانع درونی در پروژه قابل رصد و مانیتور است به‌نحوی‌که می‌توان آن را در نیروی انسانی و بهره‌وری آن ماشین‌آلات و کارکرد آن و نیز نقدینگی و سایر موضوعات ملموس جویا شد، لیکن این آسیب یکی از معدود مشکلاتی است که به‌صورت پنهان به جان پروژه افتاده و تمامی‌ارکان پروژه و بالأخص ذینفعان آن را بدون آنکه از این مهم اطلاعی داشته باشند آلوده نموده و ذهنیت ایشان را در خصوص تصمیم‌گیری وضعیت پروژه به‌شدت منحرف می‌سازد. دقیقاً درزمانی که تمامی‌نفرات و عوامل ذی‌ربط به پروژه به وضعیت مناسب و به‌اصطلاح طبق برنامه بودن آن، گواهی می‌دهند، به دلیل عدم تنظیم برنامه منطقی و قابل‌اتکا (در اصطلاح محاوره‌ای سنگ محک) در فاز آغازین و جاری نمودن آن در پروژه، تمامی‌اطلاعات و خروجی آن خارج از منطق و به‌عبارت‌دیگر مجازی (بعد دیگری از عدد سازی) می‌باشند.

بی‌شک این موضوع یکی از بزرگ‌ترین آفات و بلای جان تیم مدیر پروژه در مدیریت کردن فعالیت‌های پروژه می‌باشد.

نمودار فعالیت پارکینسون (تلاش (کار) / زمان)

راهکار جلوگیری از ورود قانون پارکینسون به پروژه

  1. راهکار اول

همواره توصیه شده است که در زمان برنامه‌ریزی و تدوین Master Plan (پلان اصل) ، در تیم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه نفراتی دخیل شوند که آگاهی کامل نسبت به شرایط اجرا و روش آن را داشته باشند، این تیم با رعایت و اطلاع از رویه «ارزیابی کار و زمان» بایستی اقدام به تعریف فعالیت‌ها و تخصیص زمان به آن‌ها نماید و با پایبندی به اصول تخصیص هزینه به هر یک از فعالیت‌ها (Plan Value) اقدام به بودجه‌بندی پروژه می‌نمایند، بنابراین در گام اول با تخصیص نیروی کارآمد و مطلع از اجرا اقدام به تدوین مدارک فاز برنامه‌ریزی پروژه نمایید

  1. راهکار دوم

طبق قواعد استاندارد PMBOK، تخصیص زمان و نیز هزینه به فعالیت‌های پروژه همواره بایستی با لحاظ نمودن ذخایر مدیریتی و اقتضائی باشد، این ذخایر به دو صورت در پروژه وارد می‌گردند، یا در دل تک‌تک فعالیت‌ها لحاظ می‌گردند و یا تحت عناوینی و فعالیت‌های جداگانه در برنامه زمان‌بندی پروژه تعریف‌شده و در انتهای برنامه زمان‌بندی گنجانده می‌گردند، برای جلوگیری از مشکل ذکرشده در فوق، سعی شود (البته حسب شرایط و محدودیت‌های پیش روی پروژه) از روش دوم برای تخصیص این ضرایب استفاده گردد.

  1. راهکار سوم

اخلاق حرفه‌ای در مدیریت پروژه و تیم آن، ما را بر آن می‌دارد که به‌جای حفظ حیثیت کاری و نمایش نحوه مطلوب عملکرد، به فکر صحت پروژه باشیم، بدین گونه که با تخصیص منطقی زمان و بودجه اولیه در فاز آغازین و برنامه‌ریزی پروژه، مانیتور و برداشتی منطقی از وضعیت پروژه در فاز اجرائی داشته باشیم. بدیهی است اگرچه اضافه برآورد به زمان و هزینه فعالیت‌ها در ابتدا و اوایل پروژه چهره‌ای موجه از وضعیت آن را به نمایش می‌گذارد، لیکن در اوج فعالیت اجرای کار و در انتهای پروژه (دقیقاً زمانی که واحد مالی صورت‌حساب سود و زیان پروژه را می‌بندند) ما را با مشکل جدی تحت عنوان واریانس بسیار بالا از برنامه- نبود نقدینگی و … مواجه خواهد نمود که در صورت عدم‌اصلاح روند، حتی توقف و تعلیق در کار را نیز شاهد خواهیم بود.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

انسانی؟!؟! * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.